• 2018-02-23
  • 申報指南
  • gjhzb

北京大學教職工因公臨時出國手續辦理說明

(2018年2月修訂)

 

前  言

1.此說明根據上級和學校文件整理,供教職工辦理因公臨時出國手續參閱,我們盡力保證根據最新文件及時更新,如有變動以學校通知為準。

2.因公臨時出國是指因工作或學習需要,以北大教職工身份使用國家或單位、個人或邀請方經費赴國外參加會議、講學、訪問、合作研究、學習等相關公務活動;因公出國管理包括出國任務、人員和經費審批,因公護照申辦和管理以及通過因公途徑申辦簽證等。

3.因私出國僅限于以個人身份旅游、探親、訪友、求醫以及處理其他私人事務等,并需遵守學校人事部門有關考勤、考核的規定。

4.國際合作部派出辦公室主要負責管理學校師生因公派出政策、任務審批等出國境相關事務,并向教職工提供辦理因公護照、簽證等手續的服務。

 

第一步:準備出訪材料

因公臨時出國人員須憑有效邀請材料申報出訪,學校認可的邀請材料有:

1.  邀請函

邀請函應發自前往國家(地區)、有明確出訪目的、出訪日期、停留期限及費用負擔方式,有邀請人簽名,并打印在公函紙上;邀請人身份應基本對等;邀請函若非中文或英文,需提供翻譯件;根據辦理簽證的要求,日本邀請函為“三書”或“在留資格證”。

2.  有關部門的正式公函

外單位征求我校意見邀請派員隨團出訪的,國際合作部回復組團方“征求意見函”確認隨團人員后,隨團人員提供外單位出具的“任務批件”復印件及“任務通知書”原件。

3.  其它材料

如有學校臨時決定的重大活動等因公臨時出國任務,可在啟動申報流程的同時辦理邀請材料。

 

第二步:提交申報

提交申報前,出訪人員應規劃好出訪行程,確認出訪任務信息、出訪國家或地區及經費負擔方式等,然后憑有效校內人員編號,登錄“校內門戶”提交申報:

1.  使用中文簡明扼要填報“出訪事由”,因公臨時出訪需有明確的公務目的和實質性內容,出訪單位與出訪目的必須與出訪人員身份一致。

2.  填報的出訪日期是指出發和返回的出入境日期(一般以邊防出入境章為準),可能與邀請信日期不一致;為完成公務,應根據出訪實際情況,結合出訪時限規定,按照“精簡節約”的原則統籌確定出訪日期。

3.  若經費支付方式為“雙方共同支付”,需在備注欄清楚說明北京大學需支付的類別、金額和天數等明細內容。

4.  填報完畢下載打印出訪申報表等相關表格并由本人簽字,按表格說明完成簽批手續。

5.  職能部門、掛靠單位、群團組織及直屬、附屬單位人員出訪需在報備學校的年度計劃內;計劃外的出訪均需上報主管校領導審批。

其他輔助材料,一般包括:

(1)涉密人員需提交《保密義務承諾書》。

(2)合同制人員需提交《北京大學合同制人員出訪備案表》。

(3)離退休人員原則上不允許執行因公出訪任務。

(4)65周歲(含)以上出訪人員需提交體檢證明復印件。

(5)教學科研人員出國開展學術交流合作符合學校持用普通護照規定的,

需提供有效長期居留證件或多次出入境簽證復印件。

    (上述材料可能因出訪人情況不同略有差異。)

注:嚴禁不履行因公出國任務報批手續,擅自出國執行公務活動。

 

第三步:審批環節

我校因公出國管理實行學校、主管職能部門以及院系、直屬附屬單位分級審批的“三級管理模式”,申報人(或經辦人)必須在行前至少2個月準備并提交申報材料。

1.  所在單位公示及審批。因公臨時出訪,必須首先在所在單位完成出訪公示手續,公示時間一般不少于五個工作日(有邀請函和擬定行程等即可根據本部門規定進行公示)。公示結束后,按照所屬人員類別將準備完善的材料交所在單位黨委、行政負責人簽字審批并蓋章(至少有一處為手寫簽字)。

2.  國際合作部和相關部門復核。職能部門、掛靠單位、群團組織及直屬、附屬單位人員出訪需財務部預算審批;副處級以上干部,需將出訪申報系統生成的《領導干部出國(境)訪問請假表》交組織部審批,處級正職以上干部還需將請假表提交主管校領導審批;如出訪任務或經費涉及多個部門,另需相關部門出具意見。

3.  學校主管領導根據所在單位和各相關部門意見做出批示。

4.  學校主管領導審批通過后,以學校名義出具任務批件,國際合作部通過電子郵件通知相關人員。需要在學校財務部報銷出訪費用的,批件原件及相關材料將直接轉送財務部;費用由其他部門(含北京大學教育基金會)支付的,請自行前往國際合作部領取批件原件。

 

第四步:護照/簽證等手續辦理

1.  出訪任務獲得批準后,按照國際合作部網站提供的材料說明準備因公護照、簽證材料并送至國際合作部。

2.  如已經持有因公護照或有效簽證,應確認護照有效期從返回之日算起大于180日,簽證應為多次有效簽證。

3.  材料審核后將送至教育部受理,因公護照辦理需至少5-7個工作日。簽證受理時間根據各使館情況有所差別,美國需至少提前3個月開始辦理,其它國家一般應提前2個月開始辦理,申報人應合理妥善安排時間提交材料,以免影響出行。

4.  出國前應購買緊急救援險等境外保險。

注:持因公護照預約面談辦理簽證等簽證手續均須通過我校國際合作部派出辦公室辦理,嚴禁私自持用因公護照預約面談、前往使館或通過其它渠道辦理簽證。

 

第五步:證件領取及保管

1.  新辦因公護照/簽證(出境證)取回后,申報人(或經辦人)將收到短信/郵件通知前往國際合作部領取證照并核對護照或簽證上的姓名、性別、出生年月日、護照號碼、簽證(出境證)有效期和停留期及出入境次數等信息。如發現有誤,請及時聯系學校國際合作部。

2.  出訪任務結束后15日內,處級(含副處級)干部及學校機關職能部門人員須將證件交回國際合作部保管,其他教職工交本單位保管。

注:嚴禁持用因公護照私自出境及辦理因私事務。

 

第六步:出訪總結及財務報銷

1.  出訪任務結束后,應及時進行出訪總結。

2.  如需進行財務報銷,任務批件等材料審批后已轉送至財務部相應科室并進行郵件通知,申報人/經辦人可自行前往財務部外匯窗口辦理報銷事宜。 

 

体彩彩票浙江20选5